Senin, 31 Oktober 2011

PENERAPAN SISTEM STRUKTUR ORGANISASI PADA PERUSAHAAN DEVELOPER (PT. GRAHA BUANA CIKARANG, JAKARTA)



A. LATAR BELAKANG

Materi dalam makalah ini merupakan suatu bentuk atau gambaran sistem struktur organisasi aktual, yang sudah digunakan oleh banyak perusahaan developer (pengembang) skala besar di Jakarta, Tangerang dan Jawa Barat. Tinjauan pembahasan materinya dilakukan dengan cara studi literatur dan studi perbandingan.
Studi literatur memberikan pengertian-pengertian serta penjelasan- penjelasan dasar secara teoritis (berdasarkan buku-buku referensi yang diutamakan)
Mengenai struktur–struktur organisasi, sedangkan studi perbandingan menitik beratkan pada proses pembentukan sistem struktur organisasi yang digunakan oleh perusahaan yang ditinjau (PT. Graha Buana Cikarang, Jakarta).

B. MAKSUD
 Sistem struktur organisasi banyak sekali macamnya, mulai dari yang bersifat tradisional sampai profesional. Penerapannya sendiri dapat berbeda-beda dan banyak faktor yang menentukan, antara lain: besar kecilnya perusahaan, luas sempitnya jaringan usaha, jumlah karyawan, tujuan perusahaan dan sebagainya. Beragamnya sistem struktur organisasi tersebut dimungkinkan bahwa suatu perusahaan A cocok menggunakan sistem struktur organisasi B, tetapi perusahaan C atau yang lain belum tentu cocok menggunakan sistem struktur organisasi B.
Suatu perusahaan dalam rangka mencapai tujuannya selalu menggunakan struktur organisasi sebagai wadah segala kegiatannya, tetapi untuk penerapan sistem struktur organisasinya tergantung dari kondisi perusahaan yang bersangkutan. Hal ini merupakan suatu masalah bagi setiap perusahaan dalam menerapkan struktur organisasi mana yang cocok sehingga untuk itu setiap perusahaan membutuhkan waktu dan pengamatan (analisis) yang khusus dalam memilih sistem struktur organisasi yang tepat dan sesuai.





C. TUJUAN
Makalah ini bertujuan untuk menambah wawasan serta pengetahuan para pemakai dan juga sebagai bahan perbandingan pada suatu perusahaan (khususnya perusahaan developer) terhadap sistem struktur organisasi yang digunakannya. Hal-hal yang positif dan menguntungkan juga sangat diharapkan terhadap komparasi dan analogis sistem struktur organisasi gabungan yang digunakan PT. GBC ini pada perusahaan-perusahaan pengembang single-business skala kecil maupun menengah.

D. LANDASAN TEORI PEMBAHASAN
Penerapan sistem struktur organisasi yang dimaksud pada dasarnya dibentuk dari beberapa struktur organisasi teoritis yang telah dibahas pada tinjauan pustaka, tetapi pada aplikasinya sistem struktur organisasi tersebut masih perlu disesuaikan dengan kondisi dan tujuan perusahaan yang bersangkutan agar perusahaan tersebut dapat menjalankan fungsinya dengan baik dan fleksibel.
Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Graha Buana Cikarang (PT. GBC) di dalam master project (proyek induk) pada dasarnya terdiri dari tiga unsur utama yaitu pemilik, konsultan perencana, dan kontraktor. Dalam hal ini yang mewakili pihak pemilik adalah General Manager dan General Manager membawahi beberapa divisi manajemen yaitu Human Resources Department, Marketing Management, Management Information System, Production Management, dan Construction Management. Divisi-divisi manajemen ini pada operasionalnya sangat membantu kerja pemilik (General Manager) dalam menjalankan tugas-tugas dan fungsi-fungsinya.
Masing-masing divisi manajemen memiliki tugas dan fungsi sendiri. Untuk menunjang tugas dan fungsinya maka pada masing-masing divisi tersebut berkembang lagi beberapa departemen tertentu sesuai dengan kondisi dan kebutuhan. Konsultan perencana di bawah pengawasan dan Production Management, sedangkan kontraktor-kontraktor di bawah pengawasan dari Construction Management.

E. PEMBAHASAN
Berdasarkan sistem struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Graha Buana Cikarang (1996) dan berdasarkan uraian teori-teori sistem struktur organisasi yang ada, dapat dilihat bahwa struktur organisasi yang digunakan tidak spesifik mengikuti satu pola/tipe struktur organisasi tertentu, tetapi merupakan gabungan dari beberapa pola/tipe struktur organisasi teoritis. Walaupun demikian secara garis besar dapat dilihat bahwa struktur organisasi PT. Graha Buana Cikarang memiliki ciri tertentu yang merupakan dasar pembentukannya. Ciri dasar tersebut dibentuk dari sistem struktur organisasi matriks ( Soekanto, 1983 ). Struktur organisasi matriks tersebut secara fungsional membagi ruang lingkup pekerjaan atas beberapa divisi manajemen dan tiap-tiap divisi manajemen memiliki tugas/wewenang masing-masing serta bertanggung jawab penuh terhadap kelancaran tugas-tugasnya.
Sehubungan dengan tujuan dan kondisi perusahaan yang meliputi jumlah proyek yang ditangani, jumlah karyawan, jenis bisnis yang ditangani, hubungan pemilik terhadap perusahaan konsultan dan perusahaan kontraktor, lokasi proyek terhadap kantor pusat, dan sebagainya maka sistem struktur organisasi matriks pada aplikasinya tidak dapat berdiri sendiri, tetapi masih harus dilengkapi oleh beberapa divisi fungsional yang lain, yang tidak terlepas dari penggunaan beberapa jenis/ tipe struktur organisasi teoritis.
Hubungan antara pemilik, konsultan perencana dan para kontraktor pada struktur organisasi PT. Graha Buana Cikarang mengambil sistem struktur organisasi menurut Barrie dan Paulson (1984) yang meliputi struktur organisasi putar kunci dan struktur organisasi manajemen konstruksi profesional. Sedangkan keberadaan General Manager sehubungan dengan harus adanya wakil pemilik di proyek, struktur organisasi PT. Graha Buana Cikarang menganut sistem Ivancevich dan Matteson (1987) yaitu struktur organisasi divisi Oldmobile. Selanjutnya divisi-divisi lain pada sistem struktur organisasi PT. Graha Buana Cikarang tidak terlepas dari pengaruh sistem struktur organisasi teoritis yang ada.
Berdasarkan uraian-uraian tersebut dapat dikatakan bahwa sistem struktur organisasi PT. Graha Buana Cikarang merupakan gabungan dari sistem struktur organisasi teoritis yang ada. Sistem struktur organisasi gabungan ini pada kenyataannya telah mengalami penyesuaian dan penyelarasan terhadap kondisi dan tujuan perusahaan PT. Graha Buana Cikarang yang memiliki lahan bisnis yang besar, jumlah karyawan yang banyak, letak proyek terhadap kantor pusat, dan sebagainya. Sistem struktur organisasi yang digunakan ternyata cukup cocok dengan kondisi dan tujuan dari perusahaan PT. Graha Buana Cikarang. Keuntungan yang lain dari penggunaan sistem struktur organisasi gabungan ini yaitu para pimpinan pusat dan pimpinan di proyek dapat mengawasi dengan baik sistem keuangan dan prestasi kerja antara divisi-divisi manajemen yang ada sehingga terciptanya efisiensi dan efektifitas kerja yang tinggi.
Struktur organisasi perusahaan PT. Graha Buana Cikarang dapat dilihat pada Gambar 5.1. Dari struktur organisasi tersebut dapat dijelaskan sistem dan ruang lingkup kerja masing-masing divisi (unsur).

1. Board of Director
Board of Director merupakan jajaran direksi yang berada di kantor pusat (head office). Jajaran direksi adalah orang-orang yang memegang saham pada perusahaan PT. Graha Buana Cikarang dan mereka juga memegang kekuasaaan penuh terhadap arah kebijakan yang diambil. Salah satu arah kebijakan dari jajaran direksi adalah membuat planning bersama Direktur Eksekutif mengenai ruang lingkup master project (proyek induk) yang akan dilaksanakan. Pada operasionalnya jajaran direksi mengangkat seorang Direktur Eksekutif untuk memimpin perusahaan.

2. Direktur Eksekutif
Direktur Eksekutif merupakan pimpinan tertinggi dalam menjalankan perusahaan dan Direktur Eksekutif bertanggung jawab terhadap seluruh pelaksanaan kegiatan-kegiatan perusahaan. Salah satu tugasnya yaitu mengontrol pelaksanaan master project (proyek induk). Direktur Eksekutif juga berada di kantor pusat dan setiap dua minggu sekali meninjau ke site office untuk memeriksa kemajuan progress proyek induk.

3. General Manager
General Manager diangkat oleh Direktur Eksekutif untuk memimpin langsung proyek induk dan tetap stand by di site office. General Manager juga berfungsi sebagai wakil dari pihak pemilik untuk memimpin dan mengawasi pelaksanaan proyek induk. Dalam menjalankan tugas-tugasnya General Manager membentuk beberapa divisi manajemen yaitu Human Resources Department, Marketing Management, Management Information System, Production Management, dan Construction Management. Masing-masing divisi manajemen dikepalai oleh seorang manager.

4. Human Resources Department
Divisi ini mengatur seluruh urusan administrasi dan kepegawaian, antara lain: surat menyurat ke instansi perusahaan lain, transfer gaji karyawan, urusan surat perjanjian kerja, penyediaan peralatan kantor dan sebagainya.

5. Management Information System
Divisi ini berfungsi mencari dan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, baik sebagai bahan penelitian maupun sebagai pengembangan bisnis perusahaan di masa yang akan datang. Informasi-informasi yang terdapat pada divisi Management Infonnation System ini terdistribusi atas informasi yang dibutuhkan oleh divisi-divisi lain yaitu Human Resources Department, Marketing Management, Production Management, dan Construction Management, tetapi dalam operasionalnya divisi Management Information System harus melaporkan hasil kerjanya tersebut kepada General Manager dan kemudian General Manager akan mengontrol perkembangannya pada divisi-divisi manajemen yang terkait.

6. Marketing Management
Dalam konsep usaha atau berbisnis, Uang yang dipinjam dari bank harus secepatnya dipolar kembali dengan tujuan perluasan usaha lahan bisnis. Pada perusahaan PT Graha Buana Cikarang ini, divisi Marketing Management menerapkan sistem bahwa pada saat kegiatan pelaksanaan konstruksi sudah mencapai lima puluh persen dari tahap penyeiesaian maka produk-produk harus sudah mulai ditawarkan kepada para konsumen. Promosi biasanya dilakukan melalui spanduk, leaflet, pamflet, pameran, iklan-iklan pada televisi, surat kabar, majalah, dan sebagainya.
Divisi Marketing Management dibagi atas tiga departemen yaitu departemen promosi, penjualan dan management property. Departemen Management Property mengurus masalah penyewaan gedung, fasilitas dan utilitas gedung yang disewa, serta masalah maintenance (perawatannya).

7. Production Management
Sebelum tahap pelaksanaan konstruksi berjalan, segala sesuatunya diolah di bagian ini dahulu. Konsultan perencana berhubungan langsung dengan divisi manajemen produksi. Pada tahap awal konsultan perencana bersama departemen planning and scheduling membuat suatu perencanaan lengkap master plan dari kola satelit seperti perencanaan jalan-jalan kota, saluran air bersih dan air kotor, fasilitas umum dan sosial, gedung sekolah, gedung kantor, apartemen, hotel, plaza, supermarket, ruko, rukan, bangunan utilitas, pengolahan air kotor dan air bersih, dan sebagainya.
Master plan yang ada kemudian dipecah-pecah menjadi key plan, yang selanjutnya key plan tersebut harus diasistensikan oleh konsultan perencana kepada departemen design and engineering. Hal-hal yang dibicarakan di sini adalah layout prasarana dan sarana kota satelit terhadap pemukiman penduduk sekitar, kontur dan ketinggian tanah dasar kota satelit (grading plan), saluran air kotor dan air bersih, masalah hitungan kekuatan struktur bangunan, gambar-gambar struktur dan arsitektur bangunan, standard detail, serta gambar-gambar perubahan. Sejalan dengan itu, utilitas, lansekap dan fasilitas pendukung lainnya dipadukan dan diselaraskan juga dalam key plan tersebut.
Sebagai tahap akhir, antara departemen planning and scheduling, design and engineering, cost control, utility and landscape, dan konsultan perencana secara bersama-sama menyusun spesifikasi, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) serta harga-harga bangunan untuk keperluan tender. Hasil yang diperoleh merupakan 'top secret' yang harus dilaporkan kepada Manajer Produksi dan selanjutnya Manajer Produksi melaporkan hasil tersebut kepada General Manager untuk dievaluasi. Pada saat melakukan tender General Manager dibantu oleh divisi Production Management dan Constmction Management.

8. Construction Management
Divisi ini memiliki tanggung jawab penuh terhadap segala pekerjaan konstruksi dan pascakonstruksi. Pada masa prakonstruksi divisi Construction Management bersama Production Management melakukan pelelangan yang dipantau oleh General Manager. Para pemenang lelang akan ditentukan pada rapat bersama antara Direktur Eksekutif, General Manager, Manajer Konstruksi dan Manager Produksi. Jika sebelum diadakan pengumuman lelang, terdapat peserta lelang yang membutuhkan penjelasan lebih lanjut, maka Divisi Construction Management, Production Management dan General Manager melakukan aanwijzing bersama-sama para peserta lelang.
Selama menjalankan tugasnya, Divisi Construction Management dibantu oleh banyak asisten yang jumlahnya tergantung dari banyaknya jenis proyek yang ada. Masing-masing asisten mengawasi satu jenis proyek utama. Sebutan jabatan untuk asisten Construction Management biasanya disebut Project Manager. Satu jenis proyek utama yang dipimpin oleh Project Manager bisa terdiri dari beberapa proyek bagian dan masing-masing proyek bagian tersebut harus dilaksanakan oleh suatu kontraktor khusus yang menang dalam pelelangan.
























F. KESIMPULAN
1. Penerapan sistem struktur organisasi suatu perusahan tertentu tidak harus menganut satu pola/ tipe struktur organisasi teoritis yang ada.
2. Sistem struktur organisasi yang digunakan oleh suatu perusahaan tertentu bisa merupakan gabungan dan beberapa pola/ tipe struktur organisasi teoritis yang ada.
3. Antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya bisa memiliki sistem struktur organisasi yang berbeda. Hal ini tergantug dari kondisi dan tujuan perusahaan tersebut.

G. SARAN
Sebaiknya masing-masing perusahaan menerapkan sistem struktur organisasinya sesuai dengan kebutuhan serta berdasarkan kondisi dan tujuan peusahaan tersebut. Makalah ini dibuat berdasarkan pengalaman penulis selama bekerja di PT. Graha Buana Cikarang. Istilah-istilah yang digunakan masih menggunakan istilah asing. Jadi diharapkan pada para pemakai untuk menyesuaikannya dengan kondisi pada perusahaan yang bersangkutan.

H. DAFTAR PUSTAKA
Angus, RB [et.al] 1997, Planning-performing and controlling projects, 2nd edition, Prentice Hall Inc., New Jersey.
Barrie, D.S.[and] Paul son, RC. 1984. Professional Construction Management, 2nd edition, McGraw Hill Inc. New York.
Degoff, RA [dan] Friedman, H.A. 1985, Comstruction Management, John Wiley & Sons, New York.
Ivancevich, J.M., Matteson, M.T., 1987, Organizational Rehavior and Management, Business Publications Inc., Texas
Thomson, CB., 1981. Developing-Marketing and Delivering Construction Management Services, McGraw Hill Inc. New York
Soekanto Reksohadiprodjo, 1983, Manajemen Proyek, BPFE, Yogyakarta

Aswin, Muhammad., 2004, digitized by USU digital library

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar